Σύμφωνα με τον ν. 3842/2010 η διαδικασία της φορολογικής αναμόρφωσης των δαπανών αφορά όλες τις επιχειρήσεις και αποσκοπεί στην αναλυτική καταγραφή των μη εκπιπτόμενων δαπανών καθώς και την υποβολή πρόσθετων πληροφοριακών στοιχείων που ζητούνται από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων.

Με τη διαδικασία αυτή, οι δαπάνες που φορολογικά δεν εκπίπτουν (αλλά έχουν  καταχωρηθεί στα βιβλία των επιχειρήσεων) προστίθενται στα λογιστικά κέρδη, για να προκύψουν έτσι τα φορολογητέα κέρδη, δηλ. η βάση υπολογισμού του φόρου.

Υπόχρεοι υποβολής 

Υποχρέωση υποβολής της κατάστασης φορολογικής αναμόρφωσης έχουν όλοι οι επιτηδευματίες και όλες οι εταιρίες που τηρούν βιβλία και στοιχεία.

Η δήλωση υπογράφεται :

α) υποχρεωτικά και από τον Λογιστή στην περίπτωση που η δήλωση φορολογίας έχει υπογραφεί από τον ίδιο τον λογιστή,

β) υπογράφεται μόνο από τον επιτηδευματία όταν η δήλωση έχει συνταχθεί από τον ίδιο τον επιτηδευματία που δεν είχε βάσει του νόμου υποχρέωση υπογραφής της δήλωσης φορολογίας του από λογιστή.

γ) Όταν υπάρχει μεταβολή Λογιστή, μετά την υποβολή των δηλώσεων φορολογίας εισοδήματος υποχρέωση υποβολής έχει ο νέος λογιστής ή σε περίπτωση άρνησης ο ίδιος ο επιτηδευματίας.

Είναι υποχρεωτική η υποβολή κατάστασης αναμόρφωσης και για τις μηδενικές δηλώσεις φορολογίας εισοδήματος. Επίσης, υποβάλλεται κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης και σε περίπτωση ζημιάς.

Υπάρχει επίσης, υποχρέωση υποβολής της κατάστασης για τις Ναυτικές Εταιρίες (Ν. 959/79) και Ειδικές Ναυτικές Επιχειρήσεις (Ν. 89/67) οι οποίες απαλλάσσονται υποβολής του Ε3 αλλά είναι υπόχρεες τήρησης βιβλίων, καθώς και από τους αγρότες του κανονικού καθεστώτος

Δεν υπάρχει υποχρέωση υποβολής της κατάστασης φορολογικής αναμόρφωσης για Ν.Π.Δ.Δ. (ιεροί ναοί, σχολεία, σωματεία & ιδρύματα μη κερδοσκοπικού χαρακτήρα).

Δαπάνες για την επισκευή και συντήρηση Ε.Ι.Χ. αυτοκινήτων, ιδιόκτητων ή μισθωμένων ή με leasing

Από τα ακαθάριστα έσοδα της επιχείρησης και του ελεύθερου επαγγελματία, εκπίπτουν τα ποσά των δαπανών που καταβάλλονται ως έξοδα για την επισκευή και συντήρηση Ε.Ι.Χ. αυτοκινήτων, ιδιόκτητων ή μισθωμένων ή με leasing.

Ειδικά για επιβατικά αυτοκίνητα ιδιωτικής χρήσης με κυλινδρισμό μέχρι 1.600 cc, εκπίπτουν οι δαπάνες συντήρησης, επισκευής, κυκλοφορίας και αποσβέσεων και τα μισθώματα που καταβάλλονται σε εταιρεία χρηματοδοτικής μίσθωσης ή οποιονδήποτε τρίτο, σε ποσοστό εβδομήντα τοις εκατό (70%) του ύψους αυτών, εφόσον τα αυτοκίνητα αυτά χρησιμοποιούνται για τις ανάγκες της επιχείρησης, επομένως δεν εκπίπτει το 30% των δαπανών αυτών. Για αυτοκίνητα μεγαλύτερου κυβισμού εκπίπτει, με τις ίδιες προϋποθέσεις, ποσοστό τριάντα πέντε τοις εκατό (35%) των πιο πάνω δαπανών, επομένως δεν εκπίπτει το 65% των δαπανών αυτών. Δηλαδή για τα αυτοκίνητα Ε.Ι.Χ ιδιοκτησίας της επιχείρησης εκπίπτουν οι δαπάνες συντήρησης (σέρβις, ελαστικά κ.τ.λ), επισκευής (ανταλλακτικά και εργασία), κυκλοφορίας (δαπάνες για καύσιμα, ασφάλιστρα, τέλη κυκλοφορίας) και αποσβέσεων, για τα μισθωμένα το σύνολο του μισθώματος (αξία + ΦΠΑ), προσοχή στα μισθώματα χρονομίσθωσης δεν συμψηφίζεται ο ΦΠΑ αλλά επιβαρύνει τις δαπάνες της επιχείρησης μειώνοντας το φορολογητέο αποτέλεσμα. Για όλες τις παραπάνω δαπάνες θα πρέπει να υπάρχουν νόμιμα δικαιολογητικά, να είναι καταχωρημένες στα λογιστικά βιβλία και επιπλέον να συμπληρωθεί η κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης. Αν τα Ε.Ι.Χ είναι μέχρι 1600 cc θα πρέπει να συμπληρωθεί στην κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης το ποσό που αντιστοιχεί στο 30% του συνόλου των δαπανών δηλαδή που δεν αναγνωρίζεται για έκπτωση, για Ε.Ι.Χ πάνω από 1600 cc δεν αναγνωρίζεται για έκπτωση το 65% των συνολικών δαπανών. Σε ότι αφορά την Δήλωση Φορολογίας Εισοδήματος της επιχείρησης το πόσο που θα συμπληρωθεί στην κατάσταση της φορολογικής αναμόρφωσης θα προστεθεί στο λογιστικό αποτέλεσμα της επιχείρησης δηλαδή τη φορολογητέα βάση αυξάνοντας τα κέρδη ή μειώνοντας τις ζημιές με την αντίστοιχη φορολογική επιβάρυνση.

Κατάσταση αυτοκινήτων εταιρείας

Πριν την υποβολή της κατάστασης φορολογικής αναμόρφωσης υποβάλλεται και κατάσταση αυτοκινήτων της επιχείρησης που αναγράφονται μόνο τα Ε.Ι.Χ. αυτοκίνητα για τις δαπάνες των οποίων διενεργείται φορολογική αναμόρφωση. Σε περίπτωση πώλησης Ε.I.X. αυτοκινήτων, αυτά θα αναγράφονται εφόσον υπάρχει καταχωρημένη δαπάνη αυτών των αυτοκινήτων στα βιβλία της επιχείρησης, εντός της συγκεκριμένης χρήσης. Δεν αναγράφονται τα Φ.Ι.Χ. στον πίνακα των αυτοκινήτων της επιχείρησης (πίνακας II) γιατί σε αυτά δεν διενεργείται φορολογική αναμόρφωση.

Δαπάνες κινητής τηλεφωνίας

Από τα ακαθάριστα έσοδα της επιχείρησης και του ελεύθερου επαγγελματία, εκπίπτουν τα ποσά που καταβάλλονται ως έξοδα κινητής τηλεφωνίας και αναγνωρίζεται προς έκπτωση το 50% από το συνολικό ποσό, για λογαριασμούς που ανήκουν στην επιχείρηση, με την προϋπόθεση ότι οι λογαριασμοί αυτοί δεν θα υπερβαίνουν τον αριθμό των απασχολουμένων υπαλλήλων.
Συνεπώς, απαραίτητη προϋπόθεση για την έκπτωση των εξόδων αυτών είναι οι λογαριασμοί των κινητών τηλεφώνων να μην υπερβαίνουν τον αριθμό των απασχολούμενων στην επιχείρηση υπαλλήλων. Όμως έχει γίνει δεκτό (Πολ 1036/2006), ότι επειδή στις προσωπικές εταιρείες (ΟΕ - ΕΕ κ.λπ.) προέχει  η προσωπική συνεισφορά των εταίρων στη διαδικασία της εταιρικής τους δράσης, στον αριθμό των απασχολουμένων υπαλλήλων θα προστίθεται και ο αριθμός των εταίρων. Φυσικά, πάντα με τον περιορισμό του ενός τηλεφώνου για κάθε εταίρο. Τα ίδια ως άνω,  ισχύουν και για την ατομική επιχείρηση (για την δαπάνη δηλαδή, του κινητού του ατομικού επιχειρηματία), όπως επίσης  και για τα κινητά τηλέφωνα των νομικών προσώπων (Ε.Π.Ε., Α.Ε. κ.λπ.),  που χρησιμοποιούνται από τους διαχειριστές ή εταίρους της εταιρείας περιορισμένης ευθύνης και από τον Πρόεδρο, ή τον Διευθύνοντα Σύμβουλο,  ή τα μέλη του Δ.Σ. ανώνυμης εταιρείας κ.λπ. Στην περίπτωση που οι λογαριασμοί των κινητών τηλεφώνων υπερβαίνουν τον αριθμό των απασχολουμένων υπαλλήλων και των προσώπων που διοικούν την εταιρεία, όπως διευκρινίσθηκε παραπάνω, το μέρος της δαπάνης των κινητών τηλεφώνων που αναλογεί στους απασχολούμενους  πέραν αυτού του αριθμού, δεν θα αναγνωρίζεται προς έκπτωση. Επομένως, αν σε μία ΟΕ απασχολούνται π.χ. 8 υπάλληλοι, ενώ συμμετέχουν 2 εταίροι, οι λογαριασμοί κινητών τηλεφώνων της εταιρείας θα πρέπει να είναι (το πολύ) 10. Αν υποτεθεί περαιτέρω, ότι το ποσό της ετήσιας  δαπάνης είναι 4.500, ενώ αυτό αντιστοιχεί σε 12 λογαριασμούς (δηλαδή 2 επί πλέον), θα ληφθεί υπόψη το ποσό:
 

4.500 Χ 10 / 12 = 3.750

Και τελικά, από το ποσό της δαπάνης αυτής, ποσοστό 50% θα αναγνωρισθεί προς έκπτωση από τα ακαθάριστα έσοδα της παραπάνω εταιρείας (3750 Χ 50%= 1.875), πράγμα που σημαίνει ότι κατά την διαδικασία της φορολογικής αναμόρφωσης, θα πρέπει να προστεθεί στα λογιστικά κέρδη της, το ποσό των 2.625 (4.500 - 1.875= 2625), το οποίο δεν αναγνωρίζεται, ώστε να αυξήσει την φορολογητέα βάση. Στην περίπτωση που κατά το κλείσιμο της χρήσης προκύπτουν λογιστικές ζημιές για την εταιρεία, αυτές θα μειωθούν με το ως άνω ποσό, ώστε να διαμορφωθούν οι λεγόμενες φορολογικές ζημιές.
Στο σημείο αυτό πρέπει να υπογραμμίσουμε ότι οι λογαριασμοί της κινητής τηλεφωνίας που συνιστούν τα νόμιμα δικαιολογητικά για την καταχώρισή τους στα λογιστικά βιβλία, ανεξαρτήτως του γεγονότος ότι αναγνωρίζεται η σχετική δαπάνη κατά το ήμισυ, θα καταχωρίζεται κανονικά ολόκληρο το ποσό τους στο βιβλίο Εσόδων – Εξόδων με διαχωρισμό του ΦΠΑ που εκπίπτει 100%, από τον φόρο των εκροών.

Κατάσταση κινητής τηλεφωνίας

Πριν την υποβολή της κατάστασης φορολογικής αναμόρφωσης υποβάλλεται και κατάσταση κινητής τηλεφωνίας που αναγράφεται ο μέσος όρος των κινητών τηλεφώνων και των εργαζομένων που υπάρχει μέσα στη χρήση.

Διευκρινίζεται ότι στα βιβλία της επιχείρησης καταχωρείται σε κάθε περίπτωση ολόκληρο το ποσό των λογαριασμών κινητής τηλεφωνίας ή των δαπανών των Ε.Ι.Χ. αυτοκινήτων της και η φορολογική αναμόρφωση διενεργείται κατά τη σύνταξη της δήλωσης φορολογίας εισοδήματος. Τα ποσά της κατάστασης μεταφέρονται στην κατάσταση φορολογικής αναμόρφωσης.

Παράδειγμα εφαρμογής της φορολογικής αναμόρφωσης
Έστω ότι ένας δικηγόρος τηρεί βιβλίο Εσόδων – Εξόδων έχει ένα αυτοκίνητο 1500 cc και δύο κινητά με λογαριασμούς που εκδίδονται στο όνομά του. Η συνολική ετήσια δαπάνη που καταχώρισε στο βιβλίο Εσόδων – Εξόδων το 2011 για το Ε.I.X. και τα κινητά είναι:

Δαπάνες χρήσης κινητών τηλεφώνων 1.500 € .

Το λογιστικό αποτέλεσμα (έσοδα - έξοδα) που προκύπτει για το 2011 ήταν κέρδος 18.000 €. Στα έξοδά του συμπεριλαμβάνονται το σύνολο των παραπάνω δαπανών από την χρήση του Ε.I.X. 4.500 € και από την χρήση των κινητών τηλεφώνων 1.500 €. Όταν θα συμπληρώσει την Δήλωση Φορολογία εισοδήματος για την χρηση 2011, θα πρέπει να προβεί στην παρακάτω φορολογική αναμόρφωση του λογιστικού του αποτελέσματος:

Μη εκπιπτόμενες δαπάνες = [4.500 Χ 30% + (1.500 - (1.500,00 Χ 1 Χ 50%) / 2)]  = 2.475 

Συνεπώς, θα προστεθεί το ποσό των 2.475 € στο λογιστικό του αποτέλεσμα και θα δηλώσει εισόδημα από ελευθέρια επαγγέλματα, 20.475 αντί 18.000 €.